2008年08月16日

仕事の棚卸し

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事務系の仕事にも、棚卸しが必要です。

棚卸しは、お店や工場だけにあるのではありません。

事務系の仕事にもあります。

なんの作業をしているか?

それにどれだけ時間をかけているか?

これらを計測するのが事務系の棚卸しです。

事務系というと、営業系とまったく違う考え方のように、思われていますが、基本は一緒です。

予算があり、実績があり、予実差異があります。

そして、予実差異分析をするのが、マネジメントの『仕事』です。

その差異を実務に反映させて、スタッフに理解させなければなりません。

それができるのが、マネジメントのスキルなのです。

『理解』と『覚える』は、違います。

覚えても、人間は忘れます。

意味がありません。

理解は、残ります。

基本的な考え方を理解していれば、応用できます。

つまり、『覚える』はその通りにしかできない。

『理解』は応用して対応できる。

ということです。

マネジメントとルーチンワークは、分離しなければなりません。

マネージャーは、作業をしてはいけません。

ルーチンワーカーは、判断をしてはいけません。

例えれば、マネージャーは線路や駅を作り、ルーチンワーカーはその線路を走る、という分け方です。

これが混在すると、作業効率が落ち、仕事がぐちゃぐちゃになります。

また、マネージャーは疲れてはいけません。

判断がにぶるからです。

ルーチンワーカーは、疲れていいです。

与えられた作業を、早く正確にゴールへ到達すれば、いいのです。

そして、はやく正確にゴールへ到達する仕組みをつくるのが、マネジメントです。

できていなければ、マネジメントのスキルがないか、仕事をしていない、ということです。
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2008年07月24日

作業の標準化について

作業を標準化することは、仕事の効率化や教育にも、影響を与えます。

作業の標準化とは、性悪論にたって、作業のフローを文章化し、かつ共有化することです。

標準化は、レギュラーの作業を対象とします。

つまり、パターン化した業務が対象になります。

標準化の話になると、イレギュラーを盾にして、反対する人がでてきます。

イレギュラーを基準にしては、いけません。

たとえば、デニーズにて、
『いらっしゃいませ』『ご注文はいかがしますか』
など、決ったパターンで対応します。

また、厨房も、決ったボイルやトッピングを行います。

つまり、一店舗のオペレーションを覚えれば、他の店舗へ行っても、そのオペレーションは、通用します。

これには、3つのメリットがあります。
1・ムダなことを覚えなくていい
2・ボトムラインを上げることができる
3・あなたが、そこにいなくても、概(おおむ)ね問題がない

ということです。

1について

おんなじ作業をしているのに、全く違うやり方をしているケースに、でくあわすことがあります。

それが、とても多いという会社もあるでしょう。

しかし、エクセルなどを多用することで、一定の基準に落とし込むことは、可能です。

また、エクセルに落とし込むことで、式を多用します。

それにより、手作業では、見えなかった、作業の流れが記録されます。

つまり、エクセルの式を追うことで、作った人の考えがわかります。

一定の基準に落とし込むことで、イレギュラー作業のつぶし込みができ、ムダな作業を覚えたり、実行する必要がなくなります。

2について

標準化とは、それをやれば、理解のあるなしにかかわらず、同じ到着点に到達できることを、意味します。

つまり、多くの人が参加でき、ボトムラインを引き上げることができるのです。

しかし、デメリットとして、トップラインが下がります。

下は上がるが、上は下がるのが、標準化の難点です。

そういった方は、自己申告やスカウトなどして、マネジメントの分野に進まれることをおすすめします。

標準化を理解した方が、マネジメントの領域に入りますと、格段に作業がやりやすくなります。

3について

あなたは、休みたいときに、休むことができます。

イベントなど、繁忙期は別です。

イレギュラーが発生しやすいからです。

イレギュラーには、判断が必要です。

繁忙期には、その機会が増します。

それをのぞけば、ほとんどが標準化が判断のかわりをしてくれます。

フローにのっとればよいのです。

そこに、個性がプラスすることで、付加価値を提供することも可能です。

教育にも、影響を与えます。

人間は、環境の生き物といいます。

ジョブローテーが、容易になりますので、環境を変えることができます。

新鮮な気持ちになりますし、新しい人たちと仕事もできます。

そこで、あらたな発見もあります。

環境が変わることで、成長し、ひいては仕事にもよい影響があります。

標準化ができていないと、なかなか、ジョブローテーはできません。

怖いという考えが、最初にでてきます。

人間は、同じ場所や同じ作業をずっとやっていると、淀んでいきます。

環境を変えることで、リフレッシュできるのです。

標準化について、ご説明しました。
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2008年07月18日

タイム・マネジメントについて

時間とコストにどう対応していくは、とても重要なポイントです。

コストは、会社から、いろいろ言われる機会があります。

時間をどう使うかを、教えられることは、あまりないようです。

今回は、時間について、書いてみます。

時間は、有限です。

神様は、平等に24時間を与えてくれています。

お金持ちも、そうでない人も、おんなじです。

時間の使い方しだいでは、24時間は48時間の価値をもたらします。

時間の使い方しだいでは、24時間は12時間の価値しかもたらしません。

違いは、時間の考え方です。

時間の考え方をあやまると、効果のある仕事が充分にできません。

『時間にレバレッジをきかせ』ましょう。

レバレッジとは、てこのことです。

てこの原理のように、少ない時間で、大きな成果をだしていきます。

具体的な手法ですが、
1・習慣の力を利用する。
2・パソコンを利用する。
3・フローを効率化する。
の3つをご紹介いたします。

まず、1の『習慣』です。

習慣は、大きな力を持っています。

それは、意識をせずに、物事を実行できるという力です。

たとえば、朝起きて顔を洗うということは、習慣化されています。

これを仕事に置き換えると、朝、会社に到着して、TO DOを確認する、1日の段取りを決める、などになります。

これらを習慣にするように、セルフ・トレーニングします。

セルフ・トレーニングは、
a・実行する意味を理解する
b・紙に書きだす
c・パソコンの前など、かならず視界に入るところを選び、はっておく
d・実行する

を行います。

習慣になれば、意識をせずに、重要なポイントを押さえられます。

2、の『パソコン』ですが、会社へのパソコンの普及率は非常に高く、パソコン・スキルをあげることは、ビジネス・パーソンとして、避けられないことです。

たとえば、エクセルで、ある程度の関数を知っているか、知らないかは、数表の作成業務の成果に大きな違いをもたらします。

それは、善悪といった概念ではなく、純粋に知っているか・知らないか、という違いです。

パソコン・スキルを上げるには、
A・講座に通う
B・インターネットを利用する
C・知っている人に聞く

という方法があります。

ただ、講座はお金がかかりますし、人に聞くのも、回数は聞けません。

インターネットを多用します。

つまり、パソコンに、パソコンの便利な使い方を聞きます。

検索を利用します。

3の『フローの効率化』ですが、これは重要です。

フローの効率化は、物事を最短に行い、最大の効果をもたらすことができます。

フローの組み方しだいでは、その逆もあるのです。

フローは、5W2Hを意識します。

最初に、仮説をたてて実行し、何度も修正・追加・削除を行います。

粘り強く作り上げていきます。

その効果は絶大です。

以上、タイム・マネジメントの具体的な手法をご紹介しました。
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2008年07月12日

仕事のやり方

実際に使えるビジネススキル初級編としまして、
いくつか、まとまりましたので、
お伝えしたいと思います。

なにか、少しでも伝わって、
お役にたてれば、幸いです。

○結論から逆算する

演繹法・帰納法という、ふたつの考え方があります。

仕事は、主導権を誰がもつかによって、まったく違ったものになります。

それは、すすめ方が変わってくるからです。

簡単にいうと、この2つ。

結論から逆算するのか、
現状から積み上げるのか、です。

結論から逆算する習慣をつけましょう。

仕事をしている間は、いろいろなことが、展開しています。

それらに、ひとつひとつ影響されていたら、
時間や費用がいくらあっても、足りません。

結論から、それらの問題を位置付けして、消化します。

重要な事象があった場合は、結論の見直しを行います。

結論から逆算していれば、
さまざまな問題に右往左往しません。

また、全体感を見渡せて仕事ができますので、
次の手をはやく打てます。

もちろん、結論を導き出すのは、
科学的手法によります。

ただし、それには、感性もなければなりません。

冷静な頭脳と温かい感受性の両方が、必要となります。

でなければ、バランスのよい結論が導きだされません。

結論は、WIN-WINでないと、ダメです。

でないと、つづきませんし、発展しません。

また、仕事のフローを理解していないと、
科学的手法にブレイクダウンできません。

仕事のフローへの理解も、条件になります。

結論をまず決めて、
それから、逆算して、仕事を行うことが、大事です。
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